7. Obsługa imprez

Portal oferuje mechanizm obsługi imprez zbiorowych (np. konferencji, sympozjów, imprez sportowych, szkoleń, kursów, itp.), które wymagają rejestracji uczestników. Służy do tego strona Moje imprezy (wyróżniona na fioletowo na ).

Obsługa takiej imprezy składa się z dwóch etapów: zdefiniowania formularza rejestracyjnego (dane, które muszą podać rejestrujący się uczestnicy) i umieszczenia formularza wraz z zaproszeniem do rejestracji w przeznaczonym do tego miejscu Portalu.

Na stronie Moje imprezy dostępny jest formularz do zarządzania formularzami (Rys. 1).

Rys. 1: Formularz zarządzania formularzami rejestracyjnymi imprez

Początkowo nie mamy jeszcze zdefiniowanych żadnych formularzy, tworzymy go naciskając przycisk Dodaj. Strona prezentuje wtedy mechanizm tworzenia/edycji formularza. Został on pokazany (z gotowym formularzem rejestracyjnym) na Rys. 2.

Sekcja szczegółów rejestracji pozwala na określenie nazwy formularza (nazwa jest stosowana jedynie do wewnętrznej identyfikacji, nie jest prezentowana na zewnątrz) oraz szczegółów imprezy. Te szczegóły obejmują:

• czas trwania imprezy (szczególnie istotne, jeżeli zdecydujemy się na rezerwacje noclegów dla uczestników),
• limit uczestników oraz możliwość zapisywania na listę rezerwową (po przekroczeniu limitu),
• czas, w którym możliwa jest rejestracja (możemy ograniczyć czas, w którym zapisywanie się uczestników będzie możliwe np. do kilku dni, przed i po określonym czasie formularz nie będzie aktywny),
• komunikaty wyświetlane rejestrującemu się uczestnikowi, jeżeli zarejestrował się na liście podstawowej lub rezerwowej (mogą np. zawierać informacje o dalszym sposobie postępowania lub procedurze weryfikacji zgłoszenia).

Górna i dolna część formularza stanowią zagnieżdżony edytor HTML pozwalający zaprojektować wygląd formularza rejestracyjnego, który rejestrujący się uczestnik będzie mógł wydrukować (np. jako potwierdzenie rejestracji). Dla wygody uczestników można podać tutaj także bliższe informacje na temat naszej imprezy, czas i miejsce, kontakt do organizatorów, itp.

Dodawanie wpisów do Portalu i obsługa FCKeditora zastosowanego jako edytor HTML są omówione w dalszej części dokumentu.

Pomiędzy górną i dolną częścią formularza znajduje się lista pól, których wypełnienie możemy określić jako warunek uczestnictwa w imprezie. Pola posiadają atrybuty:

• wymagane – wypełnienie pola jest obowiązkowe, inaczej Portal odmówi rejestracji (np. imię i nazwisko uczestnika),
• opcjonalne – pole jest umieszczone w formularzu, jednak jego wypełnienie nie jest konieczne dla przeprowadzenia rejestracji (np. numer telefonu),
• zbędne – pole nie jest w ogóle wyświetlane do wypełnienia.

Rys. 2: Edycja/tworzenie formularza rejestracyjnego

Rys. 3 pokazuje związek pomiędzy edycją formularza (pokazaną na Rys. 2), a efektem widocznym dla rejestrującego się uczestnika.

Rys. 3: Związek między projektem formularza, a efektem na wydruku próbnym

W celu edycji istniejącego formularza należy wybrać go z listy dostępnych formularzy (Rys. 1). Wybrany formularz automatycznie otwiera się do edycji.

Znajdujący się pod formularzem przycisk Próbny wydruk pozwala na obejrzenie efektów naszej pracy nad formularzem rejestracyjnym w takiej formie, jak zobaczą go rejestrujący się uczestnicy. Także w ten sposób sprawdzimy, czy formularz mieści się na stronie wydruku.

Próbny wydruk dostępny jest jedynie dla zapisanych formularzy i pokazuje stan zapisany, nie w trakcie edycji.

Z kolei przycisk Zarejestrowani uczestnicy pozwala na pobranie listy zarejestrowanych uczestników w formacie pliku MS Excel.

Kiedy zdefiniowaliśmy już formularz rejestracyjny, powinniśmy go udostępnić potencjalnym uczestnikom. W tym celu musimy dodać do Portalu nowy wpis w miejscu (fragmencie) do tego przeznaczonym (w celu uzyskania takiej informacji najlepiej skontaktować się z administratorem Portalu).

Dodawanie wpisów do Portalu i obsługa FCKeditora zastosowanego jako edytor HTML są omówione w dalszej części dokumentu.

Jeżeli wiemy już, w jakim fragmencie możemy umieścić nasz formularz rejestracyjny (nie wszystkie dają taką możliwość), dodajemy po prostu nowy wpis stanowiący zaproszenie do rejestracji. Okno edycyjne FCKeditora posiada wtedy dodatkową listę (Rys. 4), z której możemy wybrać zdefiniowany formularz i w ten sposób skojarzyć go z wpisem. Od tego czasu formularz będzie dostępny dla użytkowników Portalu (uwzględniając czas, w którym rejestracja jest możliwa).

Rys. 4: Okno FCKeditora dla formularzy rejestracyjnych

Kiedy wszystko jest gotowe, wystarczy opublikować adres wpisu (strony), z którym skojarzyliśmy formularz rejestracyjny. Efekty rejestracji można obserwować na bieżąco pobierając listę zarejestrowanych uczestników w formacie plików MS Excel.